Płatnik składek ma zadanie obliczać, potrącać, rozliczać a także opłacać składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Rozliczenia robione są na aktach rozliczeniowych – zestawienie akt dotyczący określonego miesiąca składa się z oświadczenia rozliczeniowego ZUS DRA a także załączonych do niego sprawozdań miesięcznych ( ZUS RSA, ZUS RCA, ZUS RZA ).
Deklaracja ZUS DRA – dokument ogólny tyczące się wszelkich tytułów oraz wszystkich ubezpieczonych. Obliczane są w niej składki na ubezpieczenia społeczne, FP i FGŚP, zdrowotne a także realizowane w tym samym m-cu zasiłki oraz zasiłki rodzinne oraz opiekuńcze.
Płatnik obliczający opłaty tylko na swoje ubezpieczenie, przekazuje do Zakładu Usług Społecznych tylko deklarację rozliczeniową ZUS DRA bez raportów miesięcznych. Jeśli płatnik ten w niedawno przedstawionym oświadczeniu zadeklarował jako zasadę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne 30% minimalnego wynagrodzenia lub 60% średniego, a na ubezpieczenie zdrowotne kwotę najmniejszej podstawy wysokości składek, jest zwolniony z konieczności składania deklaracji rozliczeniowej za kolejny miesiąc. Osoba ta jest zwolniona z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych za kolejny miesiąc również wówczas, kiedy zmiana w stosunku do m-ca poprzedniego jest uwarunkowana jedynie zmianą minimalnego wynagrodzenia lub średniego wynagrodzenia.
Czas składania:
płatnik składek obowiązany jest przesłać oświadczenie rozliczeniowe, imienne sprawozdania miesięczne i opłacić opłaty za dany m-c, nie później niż:
o do 5 dnia kolejnego m-ca – dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocowych,
o do 10 dnia kolejnego m-ca – dla osób fizycznych, opłacających opłatę tylko za siebie,
o do 15 dnia kolejnego m-ca – dla pozostałych płatników.
Miejsce składania:
oświadczenie rozliczeniowe oraz imienne sporządzenia miesięczne płatnik opłat przekazuje bezpośrednio do oznaczonej przez ZUS jednostki organizacyjnej.
Charakterystyka deklaracji ZUS DRA:
1. Dane organizacyjne
•liczba w miejscu 01 określa termin przedkładania deklaracji
•numer deklaracji jest niemal każdorazowo taki sam – 01 – natomiast następne informacje oznaczają m-c i rok, za który dana deklaracja została sporządzona
2. Dane identyfikacyjne płatnika składek
•informacje identyfikacyjne podane w oświadczeniu muszą być takie same z tymi przedstawionymi w druku ZUS ZFA
3. Pozostałe informacje
•w miejscu 01 podajemy liczbę osób ubezpieczonych
•miejsce 02 wskazuje czy płatnik ubiega się o dofinansowanie zatrudnionych z PFRON lub budżetu państwa
•w miejscu 03 wpisana jest obowiązująca danego płatnika stawka ubezpieczenia wypadkowego
4. Zestawienie obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne oraz źródeł finansowania
5. Zestawienie wypłaconych świadczeń, które podlegają wliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne
6. Obliczenie części IV i V
• finalna kwota rat na ubezpieczenia społeczne pozostała po obliczeniu wypłaconych świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne
7. Zestawienie właściwych opłat na ubezpieczenie zdrowotne
• składka na ubezpieczenie zdrowotne nie podpada żadnym ulgom – jest identyczna
taka sama zarówno w ulgowej jak i normalnej wysokości rat ZUS
8. Zestawienie należnych opłat na FP i FGŚP
9. Zestawienie należnych składek na fundusz emerytur pomostowych
10. Deklaracja dochodu (tyczy się osób, które opłacają raty wyłącznie za siebie)
11. Deklaracja płatnika opłat
• w miejscu 01 winna znaleźć się informacja zgodna z terminami ustawowymi
Archiwizacja:
kopie oświadczeń obliczeniowych oraz poprawy niniejszych dokumentów płatnik ma obowiązek przechowywać przez okres 10 lat od daty ich przekazania do ZUS. Mogą być przetrzymywane w formie dokumentu pisemnego bądź elektronicznego.