Wzorem dokumentu możemy mianować jakikolwiek prototyp, na podstawie którego został stworzony inny akt prawny. Wykorzystanie takiego schematu w znaczący sposób umożliwia skrócenie czasu generowania dokumentu. Posługując się wzorem dokumentu, możemy też zminimalizować ryzyko powstania omyłek w akcie prawnym, który wystawiamy.
Szczególnym rodzajem aktu prawnego, jest dokument księgowy, jaki powstaje w sytuacji utrwalenia na piśmie
procesów gospodarczych, które zachodzą pomiędzy określonymi podmiotami bądź stronami. Powyższy dokument często tytułowany jest dowodem, gdyż na jego kanwie możemy dochodzić swoich roszczeń zarówno u partycypanta gospodarczego, jak i przed szczególnie do tego celu przeznaczonym organem kontroli czy organem wykonawczym.
I tak oto mamy możliwość podzielić je na:
• Rozliczeniowe – dokumenty, które charakteryzują uprzednio stworzone zapisy wg nowych kryteriów klasyfikacyjnych,,
• Wewnętrzne – poświadczające operacje wewnątrz organizacji, będą to np. dokumenty obrotu kasowego, obrotu magazynowego, obrotu środków trwałych, ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zewnętrzne własne – stworzone przez organizację i przekazane w oryginale klientowi,
• Zewnętrzne obce - stworzone przez klientów z zewnątrz, np. rachunki i faktury,
• Zastępcze – stworzone do momentu odebrania dowodu zewnętrznego obcego,
• Zbiorcze – służą dokonaniu łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych
• Korygujące.
Dowody księgowe odgrywają bardzo ważną rolę także jako fundament sprawozdania finansowego oraz źródło analizy ekonomicznej. Powinny być współmierne z przebiegiem operacji gospodarczej, dlatego nie powinny zawierać w żadnym wypadku błędów, przeróbek czy prób usunięcia informacji. Dokument z niniejszymi zmianami można w bardzo prosty sposób zakwestionować.
Dowód księgowy powinien posiadać m.in.:
• Charakterystykę funkcjonowania, jego wartość, jednostki,
• Sygnaturę liczbową identyfikacyjną dokumentu,
• Sprecyzowany typ dowodu,
• Sygnatury osób uczestniczących w operacji gospodarczej,,
• Datę zdarzenia oraz datę wystawienia dowodu rachunkowego,
• Nazwę i adres osoby, firmy lub instytucji dokonującej operacji gospodarczej
• Adnotację stwierdzającą weryfikację oraz zakwalifikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód powinien zostać sporządzony w sposób przejrzysty i zrozumiały dla obu stron, jak i jednostek kontroli, ale również musi być sporządzony w języku polskim, a wszystkie jednostki pieniężne, jakie się w nim znajdą, muszą być zapisane w walucie polskiej (przeliczone po kursie z chwili utworzenia operacji gospodarczej). Niedopuszczalne jest tłumaczenie niniejszych dokumentów.