Szablon dokumentu to podstawa dla opracowywanych potem nowych dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w przedsiębiorstwie.
Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i ewentualnie niektóre elementy dokumentu. Ma za zadanie ułatwić edytowanie dokumentu. Korzystając z zrobionego szablonu, nie musimy opracowywać dokumentu za każdym razem. Korzystamy z jego bazowej opcji. Uzupełniamy jedynie dane w polu jego edycji. W taki sposób przyspieszamy i znacznie ułatwiamy pracę związaną z opracowaniem danego dokumentu. Dotyczy to szczególnie tych dokumentów , z których najczęściej korzystamy. Wśród nich m.in. :
- umowy o pracę,
- rachunki,
- umowy zlecenia,
- wezwania do zapłaty,
- umowy o dzieło.,
- faktury ,
- potwierdzenie odbioru,
- potwierdzenia zapłaty
Przykładem są również faktury abonamentowe w księgowości. W tej sytuacji specjalny program do faktur, wystawia automatycznie faktury na zasadzie szablonu.
Szablony można, a nawet powinno się edytować, by były zgodne z używaną kolorystyką własnej firmy. W związku z tym kluczowe jest zamieszczenie na nich logo i użycie konkretnego stylu, wyglądu i czcionki. W ten sposób dokumenty firmowe nabiorą spersonalizowanego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie należy jednak przesadzać z nadmierną kolorystyką i wymyślną stylistyką odpowiedniego dokumentu. Szablony powinny być proste i czytelne.