Przed udaniem się do państwowego ubezpieczyciela, należny zaznajomić się ze strukturą organizacyjną tego urzędu. To znacznie uprości proces realizacji danej sprawy.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest państwową instytucją, posiadającą osobowość prawną zajmującą się gromadzeniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne obywateli , a także dystrybucją świadczeń (np. zasiłków chorobowych lub macierzyńskich, emerytur, rent) w wysokości i na zasadach sprecyzowanych w przepisach powszechnie obowiązujących. Struktura terenowa ZUS opiera się na 43 oddziałach, nadzorujących pracę 217 inspektoratów i 64 biur terenowych. Oznacza to, że w niemal każdym powiecie, Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma swoje placówki.
Oddziałem odpowiednim do uiszczania należnych składek ubezpieczeniowych jest jednostka terytorialnie przyporządkowana miejscu zamieszkania płatnika albo , jeśli płatnik pracuje, siedzibie firmy.
Każdy oddział ZUS w Polsce składa się z podporządkowanych mu inspektoratów i biur terenowych. Natomiast, bezpośrednia obsługa klientów w jednostkach terenowych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych odbywa się na poszczególnych stanowiskach, t.j.:
- Składki
- Obsługa dokumentów zgłoszeniowych płatnika składek (objęcie szczególną opieką płatników rozpoczynających działalność gospodarczą w związku z identyfikacją ich w systemie KSI oraz zakładaniem konta)
- Przyjmowanie wniosków w sprawie zwolnienia z obowiązku przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych poprzez teletransmisję danych
- Przyjmowanie wniosków o udzielenie ulg w spłacie należności
- Przyjmowanie wniosków i wydawanie przygotowanych przez komórki merytoryczne zaświadczeń o niezaleganiu w opłacaniu składek
- Inne działania naprawcze (np. korygowanie danych, identyfikacja dokumentów), w przypadkach, gdy są możliwe do wykonania 'od ręki'
- Przyjmowanie wniosków, udzielanie informacji w zakresie składek oraz innych danych zewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego
- Sprawdzanie w KSI poprawności danych ubezpieczonego
- Obsługa płatników zgłaszających się po otrzymaniu zawiadomień o nieprawidłowościach w dokumentach ubezpieczeniowych i płatniczych
- Analiza danych i dokumentów oraz udzielanie odpowiedzi, w przypadkach, gdy jest to możliwe do wykonania 'od ręki'
- Obsługa zapytań w zakresie zapisów na koncie płatnika i prawidłowości przetworzenia dokumentów w systemie KSI ZUS
- Przyjmowanie wniosków i wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych sporządzonych przez komórki merytoryczne
- Udzielanie instruktażu i pomocy w wypełnianiu formularzy
- Udzielanie informacji o zasadach obsługi programu 'PŁATNIK'
- Przyjmowanie wniosków o wyrażenie zgody na opłacanie składek po terminie na dobrowolne ubezpieczenia społeczne
- Udzielanie ogólnych informacji o:
- zasadach podlegania ubezpieczeniom oraz finansowania, rozliczania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- zasady wypełniania i korygowania dokumentów zgłoszeniowych, rozliczeniowych i płatniczych
- zasadach przekazywania dokumentów w formie papierowej i elektronicznej - Przyjmowanie oraz obsługa zapytań i reklamacji ubezpieczonych dotyczących stanu konta ubezpieczonego
- Przyjmowanie i weryfikacja dokumentów ubezpieczeniowych
- Korygowanie nieprawidłowości w danych adresowych podczas wizyty klienta
- Przyjmowania dokumentów ubezpieczeniowych na nośnikach elektronicznych
- Emerytury i renty
- Obsługa wniosków świadczeniobiorców o wydanie zaświadczeń
- Przyjmowanie dokumentów w sprawach dotyczących zmiany wysokości przyznanych już świadczeń oraz dodatków i zasiłków, zgłoszenia członka rodziny świadczeniobiorcy do ubezpieczenia zdrowotnego lub wyrejestrowania z tego ubezpieczenia
- Przyjmowanie odwołań od decyzji wydawanych przez pion emerytalno-rentowy
- Wydanie sporządzonych kserokopii dokumentów, o zwrot których ubiegają się zainteresowani
- Przyjmowanie i obsługa reklamacji związanych z wypłatą świadczeń realizowanych przez wydziały emerytalno-rentowe
- Udzielanie pomocy w sprawach dotyczących kompletowania dokumentów niezbędnych do załatwienia wniosków w sprawach realizowanych przez wydziały emerytalno - rentowe
- Przyjmowanie dokumentów związanych z realizacją ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz udzielanie wyjaśnień w sprawach wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania
- Przyjmowanie dokumentów/wniosków w sprawach dotyczących ustalenia prawa do świadczeń realizowanych przez wydziały emerytalno - rentowe (w tym również wypłaty niezrealizowanych świadczeń, odszkodowań jednorazowych i zasiłku pogrzebowego). Zalecane jest wyodrębnienie stanowisk dla przyjmowania pierwszorazowych wniosków
- Udzielanie instruktażu i pomocy w wypełnianiu druków i formularzy
- Przyjmowanie dokumentów w sprawach dotyczących zmiany danych identyfikacyjnych np. nazwiska, adresu oraz zmiany konta bankowego lub Oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia
- Udzielanie pomocy i informacji o miejscach przechowywania dokumentacji zlikwidowanych zakładów pracy
- Przyjmowanie wniosków o przyznanie świadczeń w drodze wyjątku
- Udzielanie informacji o warunkach przyznawania, ustalania wysokości i wypłacania świadczeń przysługujących z ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, wypadkowego i świadczeń zaopatrzeniowych oraz innych zleconych do wypłaty Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych: (emerytura, renta z tytułu niezdolności do pracy, w tym renta szkoleniowa, renta rodzinna, dodatek pielęgnacyjny, dodatek do renty rodzinnej dla sieroty zupełnej, zasiłek pogrzebowy, renta z tytułu niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, w tym renta szkoleniowa, jednorazowe odszkodowanie z tytułu uszczerbku na zdrowiu, renta socjalna, zasiłki i świadczenia przedemerytalne, zasiłki rodzinne i zasiłki pielęgnacyjne, renty inwalidów wojennych i wojskowych, żołnierzy, górników i kombatantów, dodatki: kombatancki, za tajne nauczanie, świadczenie w wysokości dodatku kombatanckiego, ryczałty energetyczne, świadczenia pieniężne dla byłych żołnierzy, górników, świadczenia pieniężne dla osób deportowanych, dodatek kompensacyjny, deputaty węglowe, kolejowe i górnicze, zniżki od opłacanych składek na obowiązkowe ubezpieczenie OC i dobrowolne ubezpieczenie AC)
- Kapitał początkowy
- Udzielanie informacji w poszukiwaniu dokumentów kadrowych i płacowych zlikwidowanych firm i o miejscach przechowywania dokumentacji zlikwidowanych firm
- Udzielanie informacji i pomocy w zakresie kompletowania wniosków o ustalenie kapitału początkowego ubezpieczonych oraz trybu składania wniosków ubezpieczonych
- Potwierdzanie przyjęcia dokumentów o ustalenie kapitału początkowego
- Udzielanie informacji o brakujących środkach dowodowych niezbędnych do ustalenia kapitału początkowego
- Udzielanie instruktażu i pomocy przy wypełnianiu formularzy (ZUS Kp-1 i ZUS Rp-6, a pracodawcom - także w sprawie wystawiania zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu: ZUS Rp-7)
- Informowanie o jednostce organizacyjnej Zakładu właściwej miejscowo lub rzeczowo, do ustalenia kapitału początkowego
- Przyjmowanie wniosków o ustalenie / ponowne ustalenie kapitału początkowego
- Udzielanie informacji klientom zamieszkałym za granicą oraz klientom posiadającym przebyte za granicą okresy pracy/ubezpieczenia, w tym także w krajach członkowskich UE/EOG - w zakresie kompletowania wniosku o kapitał początkowy i ustalanie kapitału początkowego
- Udzielanie osobom, którym organ rentowy wydał decyzję w sprawie kapitału początkowego, informacji o wysokości kapitału początkowego, uwzględnionych okresach składkowych i nieskładkowych, podstawie wymiaru
- Przyjmowanie wszelkiej korespondencji i dokumentów w sprawie kapitału początkowego
- Udzielanie informacji dotyczących zasad obliczania emerytury na nowych zasadach osobom urodzonym po 31.12.1948r., w tym z uwzględnieniem okresów zatrudnienia za granicą, np. w krajach UE/EOG
- Informacja ogólna
- Wydawanie druków i formularzy
- Udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji zlikwidowanych zakładów pracy
- Dystrybucja poradników, broszur i ulotek informacyjnych
- Kierowanie klientów na stanowiska właściwe dla załatwienia sprawy
- Informowanie o jednostkach ZUS, które zostały wyznaczone do realizacji umów międzynarodowych
- Zaświadczenia lekarskie ZUS ZLA
- Udzielanie informacji w zakresie:
- warunków uzyskania przez lekarzy uprawnień do wydawania zaświadczeń lekarskich
- wypełniania, przechowywania i terminów dostarczania oryginałów zaświadczeń lekarskich do ZUS - Przyjmowanie i rejestracja wniosków o wydanie upoważnień do wystawiania zaświadczeń lekarskich Wydawanie zarejestrowanych bloczków ZUS ZLA Przyjmowanie i rejestracja oryginałów wydanych przez lekarzy zaświadczeń lekarskich
- Zasiłki
- Udzielanie informacji o warunkach przyznawania, ustalania wysokości i wypłacania świadczeń krótkoterminowych
- Przyjmowanie wniosków i wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych pracownikom oraz członkom ich rodzin, zatrudnionych w zakładach pracy nie posiadających uprawnień do wypłaty świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia chorobowego
- Informowanie o zasadach kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz kontroli orzekania o czasowej niezdolności do pracy
- Informowanie o zasadach wypłaty zasiłku pogrzebowego z ubezpieczenia rentowego po ubezpieczonych, członkach ich rodzin i osobach pobierających zasiłki z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia oraz przyjmowanie wniosków w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku
- Informowanie o zasadach przyznawania i wypłaty świadczeń rodzinnych oraz o podmiotach właściwych do ich realizacji
- Przyjmowanie wniosków i wydawanie, opracowanych przez komórki merytoryczne, zaświadczeń o okresach pobierania świadczeń krótkoterminowych
- Przyjmowanie dokumentów w sprawie ustalenia uprawnień do świadczeń pieniężnych z tytułu ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego oraz świadczeń rodzinnych