Nadzorowanie rocznego spisu aktywów i pasywów, które się ma staje się jednym z obowiązków subiektów prowadzących działalność. Powinność ta wypływa z ustawy o księgowości a dla subiektów prowadzących podatkowe kpir, podstawowym aktem prawnym w tym zakresie staje się rozporządzenie Ministra Finansów z 26.08.2003 dotyczący prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Znaczna część aktywów inwentaryzowanych jest drogą spisu z natury, stąd też uznaje się go za podstawową metodą inwentaryzacji. Ideą spisu z natury, który jest jedną z postaci kontroli wewnętrznej, jest zdefiniowanie rzeczywistego stanu pokładów majątkowych (aktywów) i początku ich pochodzenia (pasywów), by na tej podstawie porównać informacje faktycznie uzyskane w wyniku inwentaryzacji z danymi wypływającymi z ksiąg.
Przymus stworzenia spisu z natury (półwyrobów, gotowych wyrobów, braków i odpadków, materiałów (surowców) fundamentalnych oraz wspomagających, asortymentu handlowego) powstaje m.in. na zakończenie każdego roku podatkowego, ponieważ jego priorytetem jest ustalenie realnego przychodu otrzymanego przez podatnika.
Poza tym jest kilka sytuacji, które prowokują powstanie obowiązku sporządzenia spisu z natury:
- Rozpoczęcie firmy,
- Zmiana wspólnika albo stosunku udziałów,
- Likwidacja firmy – w takim wypadku spisem z natury należy objąć też sprzęt i umeblowanie,
- Zarządzenia organu podatkowego.
O zamyśle zrobienia spisu z natury w odmiennym terminie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia a także na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej podatnicy są zmuszeni zawiadomić w formie pisemnej odpowiedniego kierownika skarbówki w terminie co najmniej siedmiu dni poprzedzających datę sporządzenia niniejszego spisu.
Spis z natury rozumiany jest przez kolejne zapisywaniu składników poszczególnych pól spisowych przez dokonywanie odpowiednich ustaleń takich jak pomiar wagi, rachowania, mierzenia albo obliczenia w przybliżeniu ilości. Musi być udokumentowany w formie pisemnej oraz stworzony skrupulatnie i trwale. Przyjęło się, iż powinien on zawierać poniższe dane:
- zapis 'Spis zakończono na pozycji…',
- sumaryczną wartość spisu z natury,
- wartość wypływającą z przemnożenia ilości asortymentu przez jego cenę jednostkową,
- ilość stwierdzoną w czasie zestawienia,
- podpisy osób sporządzających remanent oraz uczestniczących w inwentaryzacji,,
- nazwę firmy/ imię i nazwisko właściciela,
- czas utworzenia spisu,
- jednostkę miary,
- ponumerowane dokumenty spisu z natury,
- cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
- specjalistyczne określenie asortymentu oraz innych elementów objętych inwentaryzacją
- podpis właściciela przedsiębiorstwa (wspólników).
Spis z natury, jako jedna z metod kontroli wewnętrznej przedsiębiorstwa, ma za zadanie ustalenie rzeczywistego stanu majątku działalności gospodarczej. Rzetelne, wnikliwe i kompletne zrobienie remanentu pozwala na ustalenie rzeczywistego wyniku finansowego, a w następstwie tego, zrobienie prawidłowych kalkulacji podatkowych.