Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów jest prowadzona przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych opodatkowanych na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. W jaki sposób jest prowadzona?
Podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzą podatnicy podatku dochodowego, od osób fizycznych opodatkowani na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) bądź podatkiem liniowym (19%), którzy nie przekroczyli kwoty 800 tys. euro zobowiązującego ich do prowadzenia ksiąg rachunkowych (tzw. pełna księgowość). KPiR zależy od formy wybranego opodatkowania. Do jej prowadzenia zobowiązane są:
- osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli zgłosiły za miar prowadzenia tych ksiąg,
- duchowni, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego,
- spółki partnerskie,
- spółki cywilne osób fizycznych,
- spółki jawne osób fizycznych,
- osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
- osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów
Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów nie prowadzą podatnicy, którzy:
- dokonują sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności,
- wykonują wolny zawód adwokata jedyniew zespole adwokackim,
- opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych,
- wykonują tylko i wyłącznie usługi przewozu ludzi i produktów taborem konnym
Metody rozliczania kosztów
Płatnicy prowadzący KPiR zaliczają wydatki do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia (metoda kasowa). Jest to:
- data faktycznego dokonania wydatku w innych przypadkach,
- data obciążenia ich fakturą, not, rachunkiem (niektórzy przyjmują datę otrzymania - zaakceptowania dokumentu obciążeniowego)
Podatnik może wybrać też metodę memoriałową, w której podzieli koszty uzyskania przychodu na dwie grupy:
- koszty bezpośrednie, związane z konkretnymi przychodami (koszt zakupu towaru w stosunku do przychodu z jego sprzedaży),
- koszty pośrednie, związane ogólnie z przychodami podatnika (koszt usług telekomunikacyjnych czy czynsz najmu magazynu)
W tym wypadku koszty bezpośrednie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu w roku uzyskania przychodu. A koszty pośrednie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu w roku ich poniesienia. W ten sposób można uniknąć kumulacji kosztów (niski podatek albo nawet strata) w jednym roku podatkowym z kumulacją dochodu w kolejnym roku podatkowym (wysoki dochód i podatek). Jest to metoda, zgodnie z którą koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, którego się tyczą.
Metody rozliczania dochodu
Metodą pośrednią między dwoma wymienionymi powyżej jest metoda obliczania dochodu z uwzględnianiem comiesięcznej różnicy spisów z natury. Według tej metody koszty rozliczane są w dacie ich poniesienia, ale spis z natury – korygujący wartość kosztów o różnicę początkowego i końcowego spisu z natury – dokonywany jest co miesiąc na koniec miesiąca. Jest szczególnie korzystna dla płatników dokonujących wyprzedaży zapasów magazynowych.
Zasady prowadzenia KPiR
Księgi powinny być prowadzone rzetelnie, terminowo, w języku i walucie polskiej i bezbłędnie rachunkowo.KPiR składa się z 17 kolumn, w tym z głównych:
- Wydatki (Koszty),
- Przychód,
- Kontrahent
Księga Przychodów i Rozchodów ma swoje zalety i wady. Do tych pierwszych można zaliczyć możliwość odliczenia rzeczywiście poniesionych kosztów a przy wysokich kosztach, możliwość uzyskania korzyści fiskalnych w porównaniu z formami ryczałtowymi. Minusem jest konieczność systematycznego zapisywania w księdze operacji gospodarczych i sporządzania rejestrów oraz orientacja w zmieniających się przepisach .