Z pojęciem dokumentu mamy do czynienia aż za często. Dlatego też winniśmy rozumieć, czym w rzeczywistości jest dokument oraz w jaki sposób wykorzystywać należy przykładowe jego wzory a także szablony, które upraszczają nasze życie.
Dokumentem stały się dla nas akt notarialny, dowód osobisty, umowa, dyplom zakończenia szkoły, prawo jazy a nawet istotny e-mail, lub inna notatka napisana elektronicznie. W takiej gęstwinie identycznie nazywanych pism, ciężko stworzyć uniwersalną definicję, która uwzględniałaby wszystkie typy tzw. „dokumentów”. Można jednak stwierdzić, iż pisma, o zwiększonej randze ich istotności. W taki prosty sposób zdefiniować da radę większą część ważnych pism, jednak pamiętać powinno się, iż nie idzie tu o istotę, czy też sentyment, jaki dana osoba czuje w stosunku do pisma, lecz znaczenie dla kilku osób, urzędu/ów, instytucji publicznych, czy religijnych. Niniejsze rozumienie również nie wyczerpuje tej kwestii, jednak pozwala nakreślić niejakie pojęcie o dokumentach.
Tworzenie dokumentu, w uzależnieniu od jego zawiłości, może być rzeczą czasochłonną, stąd też wielokrotnie używa się w niniejszym celu różnego typu wzory i szablony. Korzyścią wynikającą z ich zastosowania jest przede wszystkim oszczędność czasu, który możemy spożytkować w innych celach. To także uproszczenie pewnych procedur, które wynikają m.in. ze znajomości budowania dokumentów prawnych, czy zasad budowania dokumentów w ogóle. Czym zatem są wzory i szablony?
Można powiedzieć, iż są to pewne schematy, dzięki którym można w dość łatwy oraz szybki sposób utworzyć nowe, podobne pismo formalne, bądź inne. W przypadku szablonów, mamy tutaj do czynienia z wypełnianiem stworzonych wcześniej miejsc edycji, po których wypełnieniu tworzy się dokument. Jest to bardzo przydatne w pracy urzędniczej, albo takiej, w której do czynienia mamy z serią, czy powtarzaniem się pism o takiej samej wadze. Wzorem zaś mamy możliwość nazwać dokument, na przykładzie którego można utworzyć całkowicie nowy dokument. Ten typ schematu wymaga od tworzącego nowy dokument trochę większej uwagi oraz zaangażowania, ponieważ dane zawarte we wzorze nie są przepisywane co do słowa, a jedynie przypasowywane do danej sytuacji.
Należy więc korzystać z uproszczeń, które proponują nam wzory i szablony. W taki sposób bardzo prosto i szybko stworzymy odpowiedni typ pisma.