Uprawnienie do obniżenia sumy ryczałtu właściwego o VAT naliczony, zgodnie z zasadą, należy się płatnikowi w miesiącu dostania faktury VAT bądź papieru celnego (art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT). Jednakowoż od tej normy jest ciąg wyjątków, m.in. prawodawca zaplanował ewentualność wyjątkową dla faktur za tak zwane „media” (art. 86 ust. 10 pkt 3): „Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje:(…) w przypadku nabycia towarów i usług, o których mowa w art. 19 ust. 13 pkt 1, jeżeli faktura VAT zawiera informację, jakiego okresu dotyczy – w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności”.
Poprzez „media” należy rozumieć (wg art. 19 ust. 13 pkt 1 ustawy):
1. zaopatrzenie w zasilanie elektryczne i cieplne oraz gazu przewodowego,
2. usługi telekomunikacyjne, radiokomunikacyjne (nie tyczy się sprzedaży kart telefonicznych, żetonów i odmiennych jednostek, jakie umożliwiają korzystanie z usług telekomunikacyjnych art. 19 ust. 18),
3. usługi w zakresie dystrybuowania wody,
4. usługi w obrębie dystrybuowania ściekami a także wywozu i likwidacji pozostałości, usługi higieniczne i analogiczne.
W przypadku, gdy płatnik nie użyje prawa obniżenia podatku należnego w w/w okresie, może zrealizować jego pomniejszenie w oświadczeniu podatkowym za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (art.86 ust. 11), co staje się przyczyną tego, że co do zasady płatnik ma kwartał na odliczenie VATu z rachunków za media (licząc od miesiąca, na który przypada termin zapłaty). Ostatecznie, w przypadku, gdy termin kwartału też nie zostanie zachowany, płatnik ma możliwość pomniejszenia podatku należnego przez poprawienie oświadczenia VAT-7 za okres, w którym miał do tego prawo (art. 86 ust. 13). Poprawkę, o której mowa wyżej można złożyć nie później niż w ciągu pięciu lat, patrząc od początku roku, kiedy wystąpiło prawo do zminimalizowania podatku należnego.