Faktura VAT jest dokumentem handlowym, dokumentującym operację gospodarczą, pomiędzy sprzedawcą i kupującym. Powinność korzystania z faktur VAT określa Ustawa z dn 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, określana popularnie 'Ustawą o VAT'.
Pamiętać trzeba, że faktury powinno się wystawić najpóźniej z chwilą zaistnienia obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednakże niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Reguły te nie odnoszą się do wystawiania faktur w temacie dostaw energii elektrycznej i cieplnej, gazu, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o usługach komunalnych, jeśli faktura VAT zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.
Do najczęściej wystawianych faktur zaszeregować można: Faktura VAT marża jest dokumentem, który stosują ci, którzy upoważnienie są do uiszczania podatku zgodnie z procedurą marża. Procedurę ową stosują między innymi płatnicy świadczący usługi z zakresu turystyki oraz ci, którzy dokonują dostawy towarów używanych. Według ustawy o VAT, marża to różnica między kwotą należności, jaką musi uiścić nabywca usługi lub towaru, a ceną, jaką zapłacił płatnik towarów lub usług zakupując je od innych płatników (transport, wyżywienie, ubezpieczenie, zakwaterowanie). Faktura marża jest dokumentem wiele bardziej uproszczonym, niż podstawowa faktura VAT. Nie musi ona zawierać następujących danych:
- wartość sprzedaży netto,
- cena jednostkowa netto,
- stawka podatku,
- suma wartości sprzedaży z uwzględnieniem stawki,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto
Płatnicy nie mają także obowiązku wyszczególniać na fakturze VAT swojej marży. W fakturze wpisują tylko:
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy,
- adresy,
- nazwę towaru lub usługi,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie dzień
Faktura VAT zaliczkowa jest dokumentem, mającym na celu potwierdzić, że należność za wydany produkt lub wykonaną usługę została pobrana bądź w całości, bądź w części, przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Jeżeli zatem sprzedawca lub wykonawca usługi otrzymał wcześniej przedpłatę, zaliczkę, zadatek, czy ratę, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty otrzymania kwoty.Faktura zaliczkowa , zawierać powinna :
- dane dotyczące zamówienia lub umowy,
- daty wystawienia oraz numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy i nabywcy, oznaczenie 'Faktura VAT' lub 'Faktura VAT-MP' ,
- kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
- datę otrzymania części/ całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli ta nie pokrywa się z datą wystawienia faktury,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- kwotę podatku,
- stawkę podatku,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy
W wypadku, gdy faktury zaliczkowe nie pokrywają całej sumy brutto, sprzedający - po wydaniu] produktu lub wykonaniu usługi - wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Sumę wartości towarów lub usług w tym wypadku, pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, natomiast kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura ta powinna obejmować numery faktur wystawionych przed zbyciem towaru lub wykonaniem usługi.
W sytuacji, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury w terminie podanym wyżej. Jeżeli po wystawieni faktur zaliczkowych nastąpi konieczność do zastosowania innej stawki VAT, wówczas należy wystawić fakturę korygującą.
Faktura pro forma jest typem dokumentu, który nie należny do dokumentów księgowych. Jest on zapowiedzą, że dokument, np. faktura VAT, zostanie wystawiony. Polskie przepisy nie regulują kwestii wystawiania faktur pro forma, faktury te mimo to funkcjonują w obrocie gospodarczym i chętnie wykorzystywane są przez przedsiębiorców.
Faktura pro forma mieści w sobie identyczne elementy, co faktura VAT, odróżnia ją jedynie oznaczenie 'Faktura pro forma' zamiast 'Faktura VAT'. Na uwadze mieć, że faktura pro formy nie zwalnia płatnika z obowiązku wystawienia faktury według wymogów ogólnych, gdyż sama nie przedstawia potwierdzenia dokonania transakcji. Nie jest zatem zgodnie z ustawą dowodem księgowym, w związku z tym płatnik nie ma możliwości ujęcia jej w ewidencji zakupów, rejestrach VAT oraz w konsekwencji w deklaracjach VAT.
W handlu faktura pro forma pełni funkcję swoistego rodzaju oferty zawarcia umowy sprzedaży (towaru i usług). Spełnia ona funkcję informacyjną, z powodu tego, iż z jej pomocą sprzedający pokazują kontrahentom warunki umowy sprzedaży. Co oznacza strony transakcji, przedmiot sprzedaży, cenę i termin uregulowania należności. Prócz tego faktura pro forma może zostać uważana jako poświadczenia przyjęcia zlecenia, zaś dla osoby zamawiającej może być informacją o konieczności wpłacenia zaliczki przed wydaniem towaru albo świadczeniem usług.