Lista płac to jeden z najistotniejszych składników dokumentacji pracowniczej. W jej skład wchodzą bowiem wszystkie wytyczne służące do ustalenia wynagrodzenia za pracę, wymiaru składek ZUS oraz podatku dochodowego. Jak więc powinna ona wyglądać?
Każdego miesiąca pracodawca zobowiązany jest obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od każdego pracownika, pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku również przesłać pracownikowi i urzędowi deklaracje niezbędne do rocznego rozliczenia z fiskusem. Musi również co miesiąc ustalać składki na ubezpieczenia chorobowe, emerytalne, rentowe i zdrowotne, pobrać je z wynagrodzenia, przelać do ZUS i wypełnić odpowiednie dokumenty ubezpieczeniowe, takie jak na przykład deklaracja DRA, służąca do rozliczeń składek. Wszystkie te dane zawarte są właśnie w liście płac pracownika.
Obowiązek tworzenia dokumentacji pracowniczej wynika bezpośrednio z Kodeksu Pracy oraz Ustawy o rachunkowości. Natomiast do uiszczania należnych składek i płacenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, zmuszają pracodawcę odrębne ustawy. Lista płac umocowana prawnie jest przez:
- rozp. Ministra Finansów z 18.12.1998 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 161, poz. 1078 ze zm.),
- rozp. Ministra Finansów z 15.12.2000 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 116, poz. 1222 ze zm.),
- rozp. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).
Prawidłowo sporządzona lista płac powinna zawierać takie dokumenty jak:
- zestawienia godzinowe pracy (jeżeli czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),
- listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy oraz z podziałem na przyczyny nieobecności w pracy,
- dokumenty potwierdzające wykonaną pracę i jej efekty, np. w formie raportów lub zestawień pracy akordowej, zadaniowej, prowizyjnej,
- imienne kart pracy (jeżeli są stosowane do rozliczenia czasu pracy lub efektów wykonywanej pracy),
- zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,