W wielu firmach wykorzystuje się różnego rodzaju pojazdów, do celów powiązanych z funkcjonowaniem firmy. Nie do każdego takiego pojazdu prowadzi się ewidencję rozjazdów, czyli tak zwaną kilometrówkę.
Nakaz tworzenia wśród zatrudnionych kilometrówki ma zatrudniający, który w swojej działalności używa aut wynajmowanych lub którego pracownicy używają do pracy swoje prywatne samochody. Auta, osobowe lub inne, używane w wyżej wymieniony sposób, nie mogą przekraczać masy 3,5 tony (z odstępstwami).
W wyżej wymieniony sposób nie można ewidencjonować samochodów, stanowiących własność przedsiębiorstwa, które rozliczane są jako środki trwałe, ani też samochodów nabytych w drodze leasingu.
Na mocy zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r., ustalone zostały stawki za kilometr przejechanej, w obszarze jazd lokalnych, trasy. Ustalone zostały również miesięczne pułapy możliwych do wyjeżdżenia kilometrów. W sytuacji przedsiębiorstw, których siedziba znajduje się na obszarze gmin, liczących do 100 tysięcy zamieszkałych, jest to 300 kilometrów miesięcznie. Przedsiębiorstwa z obszaru gmin powyżej 100 tysięcy zamieszkałych, mogą ich wyjeździć 500 kilometrów. Zaś w najkorzystniejszej sytuacji są przedsiębiorstwa, które położone są na terenie gmin powyżej 500 tysięcy zamieszkałych – mogą ich wyrobić aż 700 kilometrów. Są to wysokości ustalone z góry przez prawodawstwo, stąd też zastosowanie mają głównie w sferze budżetowej, mimo to pracodawcy prywatni, muszą również uważać, by nie przewyższyć powyższych zakresów. Mają możliwość natomiast przyjąć zmniejszone ich wielkości.
Kilometrówki zwolnione są od opłat na ubezpieczenie społeczne, ale wyłącznie do wielkości wyżej wymienionych limitów. Jeśli będą one przekroczone, od sumy przewyższającej, naliczyć trzeba ww. składkę.
Pamiętać trzeba również o prawidłowości tworzonej ewidencji pojazdów, w której znaleźć się winny:
• Wielkość silnika,
• Liczba realnie przejechanych kilometrów,
• Numer rejestracyjny samochodu,
• Kwota za kilometr trasy,
• Data i cel wyjazdu,
• Kolejny numer wpisu,
• Podpis zatrudniającego i jego dane,
• Opis trasy,
• Nazwisko i imię osoby korzystającej z pojazdu