W przypadku firm, które do celów swojej działalności używają pojazdy wynajmowane albo prywatne, powinno być tworzone obliczenie, popularnie nazywane kilometrówką. Ma to swoje użycie w sytuacji tak zwanych jazd lokalnych. Kilometrówka rozliczana musi być zarówno wtedy, kiedy samochody użytkowane są cały czas, jak i gdy jedynie czasami. Ewidencja powinna obejmować:
• Sygnaturę pracodawcy i jego dane,
• Imię i nazwisko osoby używającej auta,
• Dzień i cel wyjazdu,
• Liczbę rzeczywiście przebytych kilometrów,
• Charakterystykę trasy,
• Następny numer wpisu,
• Wielkość silnika,
• Kwotę za kilometr przebiegu,
• Numer rejestracyjny auta
Konieczność tworzenia kilometrówki jest po stronie przedsiębiorstw używających ww. pojazdów osobowych albo innych, o ładowności nieprzekraczającej 3,5 t (z odstępstwami).
Wielkość stawek rozliczeniowych dla firm z sektora publicznego, określana jest przez zarządzenie ministra pracy i polityki społecznej (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)), w innych przedsiębiorstwach rozliczenia takie regulowane są przez wewnętrzne prawodawstwo (na przykład regulamin honorarium).
Dla ułatwienia oraz sprecyzowania, prawodawca ustalił pewne limity kilometrów, które przedstawiają się następująco:
• 300 kilometrów – obszary gminne do 100 tysięcy mieszkańców
• 500 kilometrów – obszary gminne powyżej 100 tysięcy mieszkańców
• 700 kilometrów – obszary gminne powyżej 500 tysięcy mieszkańców
Są tylko 2 odstępstwa w obliczaniu kilometrów jazd lokalnych:
• Służba leśna ma określoną wartość 1500 km miesięcznie
• Służby ratownicze i pozostałe podobne, posiadają do rozjeżdżenia 3000 km miesięcznie
Pracodawca, który nie jest w sferze budżetowej, może ustalić zmniejszony limit kilometrów, jednak nie może go przekroczyć. Koszty związane z liczbą rozjeżdżonych kilometrów, nie podlegają konieczności płacenia opłat na ubezpieczenie społeczne. Opłaty te liczone są dopiero po przewyższeniu scharakteryzowanego prawem limitu kilometrów, ale jedynie od kwoty przewyższającej ten limit.