Mocodawca szczegółowo określił momenty, kiedy to właściciele firm mają prawo stworzyć dowód wewnętrzny. Kiedy zatem więc można tego dokonać?
Właściciele firm zobowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie zawsze mają obowiązku mieć dowodu zakupu, otrzymanego od sprzedawcy. Nie Są takie wydatki, które nie muszą być ujęte w księdze przychodów i rozchodów na podstawie dokumentu sprzedażowego. [W takich przypadkach, sporządza się|Wystarczy sporządzić dowody wewnętrzne. Jednakże w myśl §14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów, z dnia 26 sierpnia 2003 r., w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, można je sporządzić jeśli dotyczą:
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy albo hodowli, prowadzonej przez podatnika
- zakupu od ludności, wyszczególnionej w PKWiU, surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43), owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00), jagód
- wydatków związanych z parkowaniem samochodu jeżeli są one poparte dokumentami, niezawierającymi informacji, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 (czyli np. danych nabywcy). Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu, bilet z parkometru
- zakupu od ludności odpadów po użytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych , jak również przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych
- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta albo hodowcy, produktów zwierzęcych i roślinnych, które nie są przerobione sposobem przemysłowym albo przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka lub na uboju zwierząt rzeźnych , a także obróbce poubojowej tych zwierząt
- opłat notarialnych i sądowych
- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników , jak również wartości diet z tytułu podróży służbowych osób , które prowadzą działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, przy czym taki dowód wewnętrzny powinien zawierać co najmniej: imię i nazwisko, nazwę miejscowości docelowej, stawkę i wartość przysługujących diet, cel podróży, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej
- wydatków związanych z opłatami za wodę, telefon, czynsz, gaz, energię elektryczną i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, przy czym podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument potwierdzający całość opłat na te cele
- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych