Kasą rejestrującą, czyli inaczej kasą fiskalną, nazywamy urządzenie, przy pomocy którego sprzedawca ewidencjonuje swój obrót. Utarg ten musi być ewidencjonowany przez kasę w przypadku przekroczenia pewnego, ustalonego przez Ministerstwo Finansów, pułapu albo w sytuacji, gdy sprzedawca zbywa wyroby alkoholowe albo wyroby tytoniowe. By posiadać kasę rejestrującą, spełniony powinien być jeszcze jeden wymóg. Odbiorcami powinny być osoby fizyczne, niebędące płatnikami podatku VAT albo rolnicy ryczałtowi.
Za pomocą kasy, udowodnić można każdą transakcję kupna-sprzedaży towaru, który znajduje się na stanie magazynowym. Po sczytaniu odpowiedniego kodu, odpowiedniego wyłącznie jednemu towarowi, następuje zmiana w stanie magazynowym sklepu, a wszystkie informacje powiązane z produktem (cena, nazwa, stawka VAT), drukowane są na specjalnym paragonie. Kasa koduje kupno na paragonach w 2 egzemplarzach: dla kupującego oraz do archiwum. Paragony te posiadają takie samo brzmienie i muszą zawierać:
• Datę i czas transakcji,
• Nazwę oraz cenę produktu lub świadczenia,
• Łączną suma należności,
• Następny numer kasy oraz identyfikację kasjera,
• Wartość sprzedaży oraz podatku według przyjętych stawek,
• Numer Identyfikacji Podatkowej zbywającego,
• Łączną suma podatku,
• Adres punktu sprzedaży,
• Ilość sprzedanego towaru lub świadczenia,
• Wartość sprzedaży zwolnionej z podatku,
• Logo fiskalne oraz numer unikalny pamięci fiskalnej kasy (gdy mamy do czynienia z większą liczbą miejsc kasjerskich),
• Numer następny wydruku,
• Następny numer paragonu,
• Imię i nazwisko lub nazwę sprzedawcy
Paragon posiadać winien również określoną wielkość. Wysokość liter czy liczb, jakie się na nim pojawią, nie może być mniejsza jak 2,5 mm, a ich ilość w linii większa lub równa 17. W przypadku nazwy towaru albo usługi – 12 albo więcej. Taśma paragonu fiskalnego powinna mieć 28mm albo więcej. Paragon taki winien być czytelny tak, by klient bez problemu miał możliwość sprawdzić prawidłowość zrobionej transakcji.
Archiwum paragonów, w postaci rolki zadrukowanego papieru paragonowego, powinno być przechowywane przez okres pięciu lat. W razie jakiejkolwiek kontroli specjalnego organu kontrolnego, informacje te winne zostać udostępnione celem sprawdzenia poprawności tworzonej ewidencji.