Kasą fiskalną nazywamy przyrząd elektroniczny, kodujące obrót ze sprzedaży detalicznej wraz z należnym jemu podatkiem VAT. Przymus posiadania takiej kasy posiada każdy sprzedawca, będący podatnikiem i zbywający swoje produkty na rzecz:
• osób fizycznych , niebędących podatnikami,
• rolników ryczałtowych, dokonujących zaopatrzenia zarówno prywatnie, jak i dla gospodarstwa,,
• osób fizycznych, które są płatnikami VAT, dokonujących zakupy niezwiązane z firmą
Sprzedawca taki winien ewidencjonować swój utarg przy pomocy kasy fiskalnej, jeżeli przekroczy on wartość krańcową, ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Obligatoryjnie powinni to robić sprzedawcy, którzy w swoim towarze posiadają alkohol albo wyroby tytoniowe.
Cały asortyment, który jest na stanie sklepu, zaprogramowany jest na kasie fiskalnej. Kasa koduje ich cenę, nazwę oraz stawkę VAT, za pomocą specjalnego znakowania (często kreskowego). Po jego sczytaniu, produkt wyszukiwany jest w bazie i zapisywany na taśmie. Automatycznie także zmienia się stan magazynowy sklepu – zmniejsza się ilość produktów o towar sczytany. Kasa fiskalna drukuje pierwowzór oraz kopię paragonu – jedną klientowi, drugą do archiwum. Role archiwum kasy winny być przetrzymywane przez okres pięciu lat w suchym, chłodnym miejscu. Jest to wymóg niezbędny w sytuacji niezbyt trwałego druku, podatnego na warunki przechowywania.
Dzień w dzień sprzedawca obowiązany jest do sporządzania na koniec dnia tzw. raportu dziennego fiskalnego. Jest to podsumowanie dnia pracy i obrotu z niniejszego dnia. Podsumowania codzienne są kodowane w pamięci kasy fiskalnej, którą w nienaruszonym stanie (bez naruszeń, zmian itp.) należy przechowywać przez pięć lat oraz przedstawiać na żądanie adekwatnego organu kontrolnego.
Wszystkich przeglądów oraz napraw, może dokonywać jedynie licencjonowany dystrybutor kas rejestrujących, posiadający niezbędne uprawnienia. Takie wydarzenia spisywane są w odpowiedniej księdze, którą także pokazuje się odpowiedniemu organowi w trakcie kontroli.
Po kupnie, kasa pracuje w trybie szkolenia, stąd też można bez najmniejszego problemu sprawdzić wszystkie jej opcje, wpisać asortyment, podszkolić siebie oraz zatrudnionych. Dopiero po wpisaniu w jej pamięć Numeru Identyfikacji Podatkowej firmy, wszystkie wpisane dane, zapisywane są w pamięci kasy rejestrującej.