Fakturą zaliczkową jest szczególny typ faktury, który sporządza się w przypadku zrobienia zaliczki, zadatku, przedpłaty lub raty, po uiszczeniu należności za powyższe. Rachunku takiego nie można wystawiać później niż do 7 dnia od zrobienia częściowej zapłaty. Za każdą kolejną częścią wpłaty, do 7 dni po, powinna iść także faktura potwierdzająca transakcję, nawet jeśli asortyment nie został wydany (lub usługa wykonana).
Taki typ faktury powinien składać się z:
• Wielkości naliczanego podatku i jej kwoty (podanej w złotówkach),
• Jeżeli sporządzone były poprzedzające faktury zaliczkowe, trzeba podać ich daty i numery oraz sumę wszystkich dotychczasowych wpłat częściowych, wyrażonych kwotą brutto,
• Wielkość kwoty części lub całej należności brutto,
• Czas sporządzenia i numerację faktury,
• Informacji o nabywcy i sprzedającym (adresy siedziby firm, imiona, nazwy firm, nazwiska),
• Informacje odwołujące się do kupionego asortymentu lub usługi (ilość, nazwa, kwota, wartość, podatek),,
• Symbolu rodzaju faktury (np. faktura VAT-MP),
• NIP-y dwóch stron
• Dzień, miesiąc, rok otrzymania części lub całości należności, jeżeli nie pokrywa się ona z czasem sporządzenia faktury.
Jeżeli zdarzy się taki przypadek, że faktury zaliczkowe nie będą uwzględniać całej kwoty brutto, wtedy sprzedawca sporządza fakturę w oparciu o zasady ogólne, po oddaniu towaru albo wykonaniu usługi. Koszt towaru albo usługi pomniejsza się jednak o dotychczasowe wpłaty częściowych należności, tak jak i wielkość naliczonego podatku powinna być pomniejszona o wcześniej naliczony, częściowy podatek z faktur zaliczkowych. Rachunek taki winien zawierać też numery poprzednich faktur zaliczkowych.
Jeżeli natomiast wyniknie, że faktury zaliczkowe uwzględniały całą kwotę brutto, zbywający nie sporządza faktury po oddaniu asortymentu lub wykonaniu usługi.