Fakturą nazywamy każdy dokument handlowy, który spełnia określone kryteria, dokumentujący umowę kupna-sprzedaży pomiędzy poszczególnymi stronami. Kryteriami niniejszymi są:
• Informacje do rozliczenia podatków – te dane potrzebne są do sprecyzowania faktury VAT, na której, w myśl prawodawstwa polskiego, musi znajdować się informacja o wysokości podatku VAT za dany przedmiot transakcji,
• Kwota transakcji – w polskim prawodawstwie podatkowym istnieje obowiązek zanotowania sumy transakcji zarówno liczbowo, jak i słownie,
• Sprecyzowanie przedmiotu transakcji – na fakturze podana jest nazwa przedmiotu transakcji, jego ilość, cena i wartość,
• Informacje dotyczące czasu i formy zapłaty – przyjęło się, że termin zapłaty charakteryzuje się w dniach od zrobienia operacji (może to być na przykład 14 dni). W Polsce przyjęło się, że płatności dokonuje się przelewem bądź gotówką. W niektórych państwach uwzględnia się również czeki,,
• Rozpoznanie stron transakcji – zazwyczaj na fakturze przedstawiana jest szczegółowa nazwa subiektów, biorących udział w transakcji, wraz z adresem ich siedziby albo oddziału,
• Informacje identyfikujące dokument – unikalność rachunku potwierdzona jest między innymi trzema jej składnikami: danymi o wystawiającym fakturę, dniu jej sporządzenia i numerze, jaki jej przysługuje. Każda faktura, którą sporządza sprzedający ma wyjątkowy, jedyny tylko dla niej numer. Numeracja powinno zachodzić chronologicznie
• Warunki dowozu.
Coraz częściej normalny podpis na rachunkach zastępuje specjalny, elektroniczny podpis.
Faktura VAT jest zatem szczególnym typem faktury, którą sporządzać mogą czynni płatnicy podatku VAT w drodze transakcji, która podlegała opodatkowaniu VAT. Fakturą są także:
• Dowód zapłaty za przejazd płatną autostradą,,
• Bilety jednokrotnego przejazdu na transport osób: koleją, transportem samochodowym, transportem pełnomorskim, żeglugą śródlądową i przybrzeżną, promem czy transportem lotniczym,
• Usługi radiokomunikacji przywoławczej,
• Dokumenty za świadczenia bankowe czy ubezpieczeniowe
• Dowody transakcji wystawiane przez nieVATowców.
Wszystkie rachunki winny być przechowywane przez 5 lat oraz pokazywane w sytuacji kontroli odpowiedniego organu podatkowego.