Rachunek VAT jest dokumentem handlowym, jaki sprzedający przedstawia kupującemu najpóźniej siódmego dnia, do daty stworzenia usługi lub też oddania asortymentu. Sporządzenie rachunku VAT obowiązuje płatników od 2004 roku. W związku z nim odpowiednio wystawiona faktura, charakteryzująca konkretną operację gospodarczą, zawierać winna przedstawione poniżej dane:
- jednostki miar oraz ilości sprzedanych towarów lub też charakter wykonanej usługi,
- odpowiednie daty dokonania transakcji oraz sporządzenia dokumentu,
- dane identyfikujące dostawcę,
- wartość sprzedaży towarów albo usług wraz z kwotą podatku,
- numer z zachowaniem kolejności,
- kwotę podatku od zestawienia kwoty sprzedaży netto towarów lub usług,
- identyfikację NIP dwóch zainteresowanych,
- sprecyzowanie przedmiotu transakcji,
- cenę jednostkową asortymentu albo usługi bez stawki podatku (netto),
- kwotę podatku,
- wartość towarów albo realizowanych usług bez stawki podatku (netto),
- napis 'Faktura VAT'
- zestawioną kwotę całej transakcji.
Tworząc fakturę, pamiętać należy o różnych stawkach opodatkowania ale też o produktach oraz usługach wolnych od opodatkowania albo nie zależnym od podatków.
Aby mieć pewność, że sporządzona przez nas fakturka, spełnia większość wymogów urzędowych, do jej stworzenia można użyć serwis rachunkowości internetowej. Rachunkowość on-line staje się metodą na to, by używać zawsze bieżących wzorów dokumentów. Sieć WWW we współczesnych czasach pozyskuje obszerne zastosowanie, w tym również w rachunkowości i finansach. Nieustanny postęp programów teleinformatycznych roztacza przed biznesmenem ciąg możliwości. Między innymi nieutrudniony wgląd do danych, sposobność ich tworzenia a w dalszym ciągu przetwarzania. Genialnym narzędziem, kumulującym ciąg niezbędnych opcji, potrzebnych do prowadzenia firmy staje się aplikacja CRM. Zsumowanie tej funkcjonalności z możliwością tworzenia faktur jest ogólnie znane. Aktualną tendencją, pomocną szczególnie w przedsiębiorstwach, w których zatrudnionych jest wielu mobilnych pracowników, staje się przetransportowanie całości usług do internetu. W taki sposób zatrudniony posiadający wgląd do internetu w każdej chwili, pomijając to gdzie się znajduje ma sposobność zweryfikowania niezbędnych informacji, stworzenia zamówienia, czy wystawienia rachunku kontrahentowi. Faktura generowana online ma dodatkowo tę zaletę, że nie trzeba jej drukować w biurze, można ją wygenerować, przesłać mailem i wydrukować w biurze kontrahenta.
Serwisy udostępniające takiego rodzaju udoskonalenia, zrobione są w szczególności dla mikro i niewielkich przedsiębiorstw. Dzięki rozpowszechnionym rozwiązaniom informatycznym i rozpowszechnianiu ich na masową skalę, autorzy systemu mają możliwość dawać klientom bardzo atrakcyjne warunki kosztowe.