Właściciele firm, zwani Małymi Podatnikami, mają możliwość dokonania wyboru metody kasowej rozliczeń. Metoda ta polega na tym, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później jednak niż 90 dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Częściowe uregulowanie należności przez kontrahenta także spowoduje powstanie obowiązku podatkowego, jednak tylko w odniesieniu do zapłaconej części należności.
Fakturę VAT-MP wystawia się nie później niż siódmego dnia od wydania produktu lub wykonania usługi. Z kolei w przypadku, gdy MP otrzymał zaliczkę na poczet tego rachunku, nie później niż do siódmego dnia od uzyskania tej zaliczki.
Ogromnie istotne jest, by wszystkie rachunki małego podatnika opisywać, jako „MP”, a w momencie otrzymywania kolejnych części zapłat wystawić na nie kolejne faktury VAT-MP. Dokumenty muszą zawierać jednakowe co faktury zaliczkowe. Mały podatnik wystawiając fakturę, powinien opisać ją, jako 'Faktura VAT-MP' oraz umieścić informację o okresie płatności. W przypadku, gdy faktura VAT nie będzie zawierała tego zapisu zostanie uznana jako błędnie wystawiona.
Dla podatników używających metody kasowej ustawodawca przewidział dodatkowe części składowe, które musi obejmować wystawiana przez nich faktura. Poza fundamentalnymi składnikami dokumenty wystawiane przez małych podatników powinny obejmować:
- oznaczenie 'FAKTURA VAT - MP'
- okres płatności należności określonej w fakturze
W przypadku zakupu towarów i usług od małego podatnika, udokumentowanych fakturą oznaczoną zgodnie z przepisami 'FAKTURA VAT-MP', podatnik może zmniejszyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określoną w tej fakturze, w rozliczeniu za miesiąc, w jakim:
- przypada 90 dzień od dnia otrzymania produktu lub wykonania usługi,
- uregulował całość należności na rzecz MP ,
- uregulował część należności na rzecz MP,
- w przypadkach pozostałych niż określone powyżej
Możliwość korzystania z metody kasowej wiąże się z potrzebą wcześniejszego, pisemnego zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o wyborze tej formy. Zawiadomienie złożyć trzeba w okresie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za jaki podatnik będzie stosował metodę kasową. Efektem wyboru tej metody rozliczeń podatku VAT jest także kasowy, zależny od zapłaty, sposób obniżania kwoty podatku należnego o VAT naliczony.
Obniżenia podatku należnego, mały podatnik może wykonać w rozliczeniu za kwartał, w którym:
- uregulował należność wypływająca z uzyskanej od kontrahenta faktury
- zapłacili podatek powstały z dokumentu celnego,uwzględnieniem kwot powstałych w wyniku decyzji naczelnika urzędu celnego, nie wcześniej jednak niż z dniem uzyskania faktury lub dokumentu celnego.