Według art. 22 d. ust.2. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i analogicznie art.16 d . ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, płatnik ma obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych. Elementy majątku wprowadza się do w/w wymienionym rejestrze najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania. Dalszy okres wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego.
Organ legislacyjny nie sprecyzował jednego obowiązującego szablonu zestawienia środków trwałych. Jakkolwiek musi ona zawierać informacje istotne do wyliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych dla celów podatkowych. Należy pamiętać, że w odniesieniu do środków trwałych o niewielkiej wartości, tj. takich, których wartość początkowa nie przekracza 3500zł, płatnik może nie wprowadzać ich do ewidencji środków trwałych, przy czym w tym przypadku koszty poniesione na ich kupno tworzą koszt uzyskania przychodów w miesiącu przekazania ich do stosowania.
Wartość początkowa środka trwałego
Sposób uściślania wartości początkowej, zgodnie z którą środki trwałe określane są w rejestrze, jest różny w zależności od tego, w jaki sposóbnastąpiło zakup (art.22g. updof; art.16g. updop).
I tak za wartość początkową uważa się w przypadku:
- otrzymania w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób- wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa określa tę wartość w niższej wysokości,
- wytworzenia we własnym zakresie - kwota wyprodukowania,
- uzyskania w postaci aportu wniesionego do spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej - zdefiniowaną przez wspólników na dzień wniesienia cenę pojedynczych środków trwałych nie wyższą od ich wartości na rynku z dnia wniesienia,
- uzyskania w związku z likwidacją osoby prawnej - zdefiniowaną przez podatnika wartość pojedynczych środków trwałych nie wyższą od ich wartości rynkowej,
- kupno - cenę nabycia, a w razie częściowo płatnego nabycia - cenę nabycia zwiększoną o wartość dochodu będącego różnicą między wartością rynkową z dnia nabycia zapłaconą ceną.
Jeżeli nie jest możliwe uściślanie ceny sprzedaży, należy wyznaczyć w inny sposób jej wartość godziwą, czyli kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać zastąpiony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i doskonale poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami.
Cena nabycia
Za cenę nabycia uważa się – według art.22 g. ust.3 updof (art.16 g. ust.3 updof ) - cenę należną zbywcy powiększoną o koszty związane z nabyciem naliczone do dnia przekazania środka do używania: w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, zmniejszoną o podlegający odliczeniu podatek od towarów i usług (VAT nie podlegający odliczeniu zwiększa wartość początkową środka trwałego). W wypadku przywozu towarów cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.
W wypadku, gdy nie można wytyczyć ceny nabycia przed dniem założenia ewidencji, wartość początkową tych środków przyjmuje się w wartości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych z ostatniego miesiąca kalendarzowego roku poprzedzającego rok założenia ewidencji.
Koszt wytworzenia
Z kolei za koszt wytworzenia (art.22g. ust.4 updof / art.16g. ust.4 updof ) uważa się wartość, w cenie nabycia, zużytych do wytworzenia materialnych składników majątku, usług obcych, wynagrodzeń za prace wraz z pochodnymi i inne koszty dające się zaliczyć do wartości wyprodukowanych środków trwałych. Nie zalicza się tu wartości własnej pracy płatnika, jego męża lub żony i nastoletniego potomstwa, wydatków głównych zarządu, ceny sprzedaży oraz pozostałych kosztów operacyjnych i kosztów operacji finansowych, bez odsetek i prowizji naliczonych do dnia oddania środka do użytkowania.
Jeżeli podatnik nie może wyznaczyć wartości wytworzenia. Wtenczas, wartość początkową środków trwałych określa się w wysokości określonej z uwzględnieniem cen rynkowych przez biegłego, powołanego przez płatnika.
Prawodawca przewidział też pewne uproszczenie dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych w wypadku budynków mieszkalnych lub lokali mieszkalnych wynajmowanych, wydzierżawianych albo używanych przez właściciela na cele prowadzonej przez niego działalności. W takim przypadku podatnik może przyjmować jako wartość początkową w każdym roku podatkowym wartość stanowiącą iloczyn metrów kwadratowych powierzchni użytkowej tego budynku lub lokalu przyjętej dla celów podatku od nieruchomości i ceny 988zł. W takiej sytuacji budynku/lokalu nie uwzględnia się w ewidencji środków trwałych. Pomimo tego, od tak zdefiniowanej wartości dokonuje się odpisów amortyzacyjnych przy zastosowaniu stawki rocznej 1,5% bez ograniczeń czasowych czasu amortyzacji!
Ulepszenie środka trwałego
Gdy dokonaliśmy ulepszenia środka trwałego, jego wartość początkową powiększa się o sumę wydatków na ich zmodernizowanie w tym także na kupno składników lub peryferyjnych, których jednostkowa cena kupna przekracza 3500 zł. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma środków pieniężnych poniesionych na ich polepszenie, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w konkretnym roku podatkowym przekracza 3 500 zł i koszty te wpływają na wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości początkowej, liczonej np. czasem używania, zdolnością wytwórczą, jakością towarów i kosztami ich wykorzystywania.
Trwałe odłączenie części składowej od środka trwałego
W wypadku trwałego oddzielenia od danego środka trwałego składnika lub peryferyjnej ,wartość początkową tego środka zmniejsza się, od kolejnego miesiąca po odłączeniu, o różnicę między ceną nabycia (kosztem wytworzenia) oddzielonej części a przypadającą na nią, w czasie połączenia, sumą odpisów amortyzacyjnych obliczoną przy użyciu metody amortyzacji i stawki amortyzacyjnej stosowanej przy obliczaniu odpisów amortyzacyjnych tego środka trwałego.
Jeżeli oddzielona część składowa zostanie przyłączona do innego środka trwałego, w miesiącu przyłączenia powiększa się wartość początkową tego innego środka o w/w/wyżej wymienioną różnicę.
Z cyklu czy wiesz że? Nota odsetkowa
Noty odsetkowe można wystawiać w przypadku gdy kontrahent spóźni się z płatnością za rachunek. Wtedy mamy możliwość naliczyć odsetki ustawowe lub umowne.