Faktury elektroniczne w dalszym ciągu potrzebują podpisu elektronicznego. Za to, dzięki precyzyjniejszym przepisom, nie są już kwestionowane przez fiskusa.
Innowacyjne wysyłanie faktur drogą elektroniczną usprawnia pracę właścicielom działalności gospodarczej. Głównie dlatego,że są o wiele bardziej funkcjonalne od papierowych wydruków. Korzystając z tej metody przesyłania faktur, można dużo zaoszczędzić na znaczkach pocztowych, kopertach, papierze drukarskim, jak też na samym tuszu do drukarek. Lecz zgodnie z Rozporządzeniem MF oraz art. 106 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku VAT, istotnym warunkiem stosowania tej metody, jest między innymi zgoda odbiorcy dokumentu na ten rodzaj wysyłania
Co więcej,dokumenty firmowe w postaci elektronicznej, należy przechowywać na specjalnie zabezpieczonych komputerach. Przede wszystkim, muszą być one zabezpieczone przed wirusami i pozostałymi zagrożeniami mającymi związek z trwałą utratą danych. Muszą także być chronione przed nielegalnymi zmianami i bezprawnym wglądem w dane osobowe. Jednak ma to swoją korzyść w przypadku zaoszczędzonego miejsca w firmie. Zamiast tony papierów, archiwizuje się tylko nośnik danych.
Kosztowny e-podpis
Wadą elektronicznych dokumentów pozostaje konieczność zainstalowania w firmie kwalifikowanego e-podpisu i wykupienia co rok albo co dwa lata certyfikatu..
Za podpis należy zapłacić więc od 300 do 600 PLN. Jest to koszt zakupu czytnika, oprogramowania i kart koniecznych do tego, by podpisać się elektronicznie. Z kolei, odnowienie certyfikatu to koszt 130 PLN rocznie.