Dokumentacja firmowa jest najistotniejszym elementem w prowadzeniu księgowości. Sporządzając ją kierować należy się nie tylko przyjętymi normami, ale także wytycznymi rozporządzeń i ustaw. W jaki sposób konstruować dokumenty sprzedażowe i pisma urzędowe?
Pisma oficjalne
Wszelkie pisma oficjalne, sporządzane przez firmę, oprócz odpowiedniej budowy językowej, zawierać powinny też wszystkie informacje, służące do identyfikacji danej firmy i osoby sporządzającej pismo, to jest:
- opcjonalnie w pismach kierowanych do instytucji państwowych numer NIP, REGON
- telefon kontaktowy
- informację do kogo dane pismo jest kierowane
- podpis oraz stanowisko osoby wystawiającej pismo
- nazwę oraz adres firmy
Faktury
Polskie prawo podatkowe dopuszcza możliwość sporządzania 6 rodzajów faktur:
- faktury końcowej (rozliczeniowej)
- faktury VAT
- faktury pro forma (przedwstępnej)
- faktury zaliczkowej
- faktury RR (wystawianej przez nabywców produktów rolnych od rolników ryczałtowych)
- faktury korygującej
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzajów wykonanych usług
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- stawki podatku
- wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż bez wartości podatku
- sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz nie podlegającym opodatkowaniu
- imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy a także ich adresy
- nazwę towaru lub usługi
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku
- wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwota podatku, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu
- kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie
- NIP sprzedawcy i nabywcy
- dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok sprzedaży oraz datę wystawienia i nr kolejny faktury wraz z jej typem