Każdy przedsiębiorca, prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek przechowywania dokumentacji firmowej. Nienależyte wywiązywanie się z tego zobowiązania grozi poważnymi sankcjami karnymi. Jak długo przechowuje się dokumentacje firmową?
W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.
Dokumenty podatkowe
Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz z art. 86 Ordynacji podatkowej, dokumenty podatkowe należy przechowywać przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Do grona dokumentów podatkowych zalicza się dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty oraz wszystkie kopie wystawionych rachunków – tyczy się to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania.]
Dokumenty ZUS
Ze względu na rodzaj dokumentacji ZUS-owskiej, dzieli się ją na 3 grupy o zróżnicowanym obowiązku przechowywania i tak:
- Dokumenty zgłoszeniowe – czyli te związane z rejestracja płatnika składek w ZUS (ZUS ZFA, ZUS ZPA) - powinno się przechowywać przez cały okres funkcjonowania działalności gospodarczej, bo Zakład Ubezpieczeń Społecznych może je sprawdzić nawet po 50 latach od ich sporządzenia.
- Dokumenty płatnicze – uwierzytelniające wszystkie uiszczone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - powinny być archiwizowane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych bądź do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień do emerytury.
- Dokumenty rozliczeniowe – czyli wszystkie dokumenty uwierzytelniające wysokość należnych składek – powinno się je przechowywać przez okres 10 lat od daty przekazania ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (również te dostarczone drogą elektroniczną)
Dokumenty kadrowe
Dokumentację pracowniczą, w tym również dotyczącą danych osobowych, okresów zatrudnienia, wynagrodzenia za pracę, archiwizuje się przez 50 lat od zakończenia przez osobę pracy u danego płatnika.