Co dzień mamy do czynienia z mianem „dokument”, jednak niecałkowicie wiemy, co się czai za tym sformułowaniem. „Dokumentem” będzie dla nas kluczowa nasz dowód osobisty, umowa czy drukowany e-mail, którego żąda zwierzchnik. Poszukiwanie definicji tego słowa też nie jest proste – w rodzimym ustawodawstwie nie istnieje jego ogólna definicja. Prawodawstwo administracyjne podpowiada nam odrobinę, odróżniając dokumenty prywatne od dokumentów formalnych. Niełatwo jednak powiedzieć faktycznie, co kryje się za niniejszymi hasłami. Tu z asystą przybywa nam intuicja, bo to właśnie intuicyjnie jesteśmy w stanie rozróżnić pochodzenie i specyfikę danego „dokumentu”. I tak dokumentami są dla nas: istotne teksty, które mają formę biurową, paszporty, akty notarialne, akty prawne, świadectwa skończenia szkoły, istotne e-maile, nasze dowody tożsamości, umowy,świadectwa pracy i in..
Rozumiejąc w przybliżeniu czym jest dokument, wolno pokusić się o stwierdzenie, że większość z nich możemy spisać samodzielnie (np. umowy podnajmu lub też najmu mieszkania, formalne listy elektroniczne). Aby dokumenty te nie odchodziły od odgórnie uznanego wzoru, z reguły używane są szablony dokumentów. Ułatwiają one przede wszystkim spisywanie gigantycznej ilości umów lub też dokumentów seryjnych. Szablonem jest ustalony schemat, coś wcześniej ustalonego, co ułatwia w znacznym stopniu działanie ze znaczną ilością takich samych papierów. Załóżmy, że osoba pracująca w księgowości, która ma do wypisania 200 umów, jeśli by sporządzała je osobno, nie dałaby rady skończyć tego czynić przez najbliższy miesiąc. Ale może ona skorzystać z szablony i usprawnić swoja pracę. W takim przypadku wpisuje jedynie najbardziej istotne informacje w uprzednio przygotowane pola edycji. Ze sprawdzeniem praca pochłonie jej trzy dni.
Dla usprawnienia pracy należy też zastosować wzory umów, które są przyporządkowane do danego wydarzenia. Potocznie trzeba opisać je jako szablony tematyczne, odnoszące się do faktycznego tematu. Dlatego dla przykładu jeśli mamy ochotę spreparować umowę wynajmu, mamy sposobność skorzystać ze specyficznego szablonu – wzorca umowy wynajmu. Takie postępowanie skraca czas pracy, który konieczny byłby do spisania całej umowy na nowo.
Morał jest prosty – w epoce ekonomizacji czasu pracy, trzeba ułatwiać sobie życie, używając wszelakiego rodzaju udoskonaleń, które oddaje nam współczesna technika.