Przyjęcie i wydanie magazynowe powinno być realizowane przy użyciu odpowiedniej dokumentacji. Jak więc wyglądają dobrze sporządzone dokumenty magazynowe?
Wszystkie zmiany w magazynie potwierdzane są za pomocą dokumentów:
- Rozchodu wewnętrznego - dokument Rw
- Wydania zewnętrznego - dokument Wz
- Przychodu wewnętrznego - dokument Pw
- Przyjęcia zewnętrznego - dokument Pz
- Zmiany lokalizacji - dokument Zl
Wydanie magazynowe
Wydanie towaru musi być stosownie udokumentowane. W tym celu wypisuje się dokument Wz. Powinien on zawierać takie informacje jak:
- bieżący numer dokumentu
- łączną wartość towaru
- podpis osoby odbierającej towar
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- jednostkę miary
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentacja
- cenę jednostkową
- podpis osoby wydającej towar
- dane firmy wydającej towar z magazynu i dane osoby/firmy, której towar jest wydawany
- ilość
- datę wystawienia dokumentu oraz datę wydania towaru
Przyjęcie magazynowe
Przyjęcie magazynowe rejestruje się poprzez wystawienie dokumentu Pz. Musi on przedstawiać takie informacje jak:
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- jaka jest cena jednostkowa towaru
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentację
- ile towaru dostarczono i ile towaru przyjęto
- datę sporządzenia dokumentu i datę przyjęcia towaru na magazynowa
- unikalny numer dokumentu
- jaka jest łączna wartość przyjętego towaru
- dane firmy przyjmującej na magazyn i dane osoby/firmy dostarczającej towar
- skąd pochodzi towar
- przeznaczenie towaru
- podpis osoby , która przyjmuje towar
- podpis osoby , która dostarcza towar
- rodzaj transportu towaru
- jednostkę miary
Pozostałe dokumenty służą do kontroli wewnętrznej magazynu. Ewidencjonują zmiany lokalizacji towarów jak również zmiany ilościowe towarów po ewentualnej ich przeróbce.