Delegacją są wszelkiego typu zobowiązania finansowe, przysługujące pracownikowi, który wysyłany jest w podróż służbową poza miejsce swojej pracy. Delegacje dzielimy na:
• Zagraniczne,
• Krajowe
Prawo mówi także o tzw. jazdach lokalnych, które mogą być wyrobione w ramach miejscowości, w której stworzone jest świadczenie pracy lub w ramach stałego miejsca pracy. Mimo to taki typ jazd nie umożliwia zatrudnionemu dostania delegacji.
W ramach świadczeń, które dostać może zatrudniony z racji delegacji, przyznawane są:
• Diety – świadczenie pieniężne powiązane ze zwiększonym zapotrzebowaniem podczas delegacji,
• Zwrot kosztów – wyżywienia, zamieszkania, przejazdu
W najlepszej pozycji znajduje się zatrudniony na umowę o pracę. Wszystkie zagadnienia związane z wyjazdem służbowym, regulowane są w tym przypadku przez kodeks pracy. Diety nie powinny być niższe, niż uwzględnione w ustawie. Mogą być natomiast większe.
Niestety nie dzieje się tak w przypadku osób zatrudnionych na umowę o dzieło bądź zlecenie. Kwestie związane z delegacjami nie regulują przepisy prawa pracy, a wyłącznie umowa lub aneks do umowy sporządzanej z pracodawcą. Dlatego też wielkość świadczeń pieniężnych może być mniejsza, niż przewidziana przez kodeks pracy. Tacy zatrudnieni, szczególnie - często wyjeżdżający własnymi samochodami, mogą także rozliczać się z pracodawcą na zasadzie ryczałtu, w którym wielkość świadczeń pieniężnych za wyjazdy jest stała, niezależna od przebytych kilometrów.
Podstawą do uznania podróży jako delegacji, będzie w obu przypadkach określenie miejsca pracy zatrudnionego. Wszystkie podróże poza ww. miejsce, uznane powinny być za delegacje służbowe.
Od powyższej reguły, istnieją 2 wyjątki. Pierwszy – kiedy osobą, przygotowująca się w podróż służbową, jest właściciel firmy, który prowadzi firmę. W niniejszym przypadku nie posiada on nad sobą osoby, która mogłaby ustalać i nadzorować zagadnienia powiązane z podróżą. Dlatego też, wszelkie podróże służbowe wliczane są w koszt prowadzenia działalności.
Drugim odstępstwem od reguły natomiast jest przypadek, w którym do czynienia mamy ze stanowiskiem kierowcy albo przedstawiciela handlowego, których praca z góry bazuje na częstych podróżach za siedzibę firmy. W niniejszych sytuacjach zatrudniający posiadają możliwość ujęcia w umowie miejsca pracy bardzo obszernie np. „cała Polska”, „Unia Europejska” albo nazwa województwa. Taki typ zapisu zwalnia ich tym samym z obowiązku wypłacania na rzecz zatrudnionego kolejnych korzyści powiązanych z podróżami.