Lista płac stanowi dokument księgowy potwierdzający naliczenie należności dla pracobiorców obejmujący wszystkie opłacone obowiązkowe składki finansowe zarówno przez zatrudnionego, jak i przez pracodawcę. Należycie sporządzona lista płac ułatwia prawidłowe wypełnienie deklaracji dla ZUS-u lub urzędu skarbowego.
Listę płac sporządza się na bazie innych dokumentów, czyli: umowy o pracę, rejestr czasu pracy czy treści o przyznanych składnikach dodatkowych. Poprawnie sporządzona lista płac winna posiadać następuje elementy:
- nazwę pracodawcy,
- miesiąc i rok, którego dotyczy,
- dzień każdego miesiąca, w którym ustala się wypłatę honorarium - ma on istotny wpływ na określenie dokładnej daty rozliczenia składek ZUS a także podatku,
- datę przygotowania listy płac,
- oznaczenie listy płac (może to być numer np. lista płac nr 5/2011 albo opis słowny np. lista płac Administracja maj 2011 r.), podpisy osób, które sporządzają listę płac, wszystkie części składowe wynagrodzeń, naliczenia składek,podatku i innych potrąceń - na liście płac winny być wymienione wszystkie części składowe honorarium (nie zaleca się, by na liście płac widniałytylko sumy honorarium w tzw. sumie brutto),
- pracownik winien na liście płac prócz podpisu zamieścić również datę wypłaty honorarium gdy pobiera je osobiście. Zatrudniający może w taki sposób ochronić się przed potencjalnymi sporami związanymi z terminowością wypłat wynagrodzeń.
Do rozliczania umów cywilnoprawnych nie stosuje się listy płac. Umowy takie należy rozliczać na osobnej liście wypłat. Musimy mieć na uwadze, że w przypadku kontroli, PIP może nie przyjąć rozliczenia umów cywilnoprawnych na jednej liście z honorariami ze stosunku pracy.