Harmonogram czasu pracy musi określać tryb pracy zatrudnionego. Gdy plan czasu pracy uwzględniony był w regulaminie a pracownicy nie posiadają obiekcji co do dnia i czasu świadczenia pracy, nie jest potrzebne tworzenie planu pracy. Natomiast w sytuacji, kiedy zorganizowanie pracy nie ma charakteru stałego jest on niezastąpiony. Mylne ustalenie planu czasu pracy oznacza łamanie przepisów tyczących się czasu pracy i jest przewinieniem podlegającym karze pieniężnej.
Częsta błędy robione w planie czasu pracy:
• niezamieszczenie szczegółowej informacji o pracy w w dni ustawowo wolne od pracy,
• niestworzenie harmonogramu czasu pracy
Plan trybu pracy zatrudnionego, wykonującego pracę w dni ustawowo wolne od pracy, obowiązkowo posiadać musi adnotację, który z dni wolnych jest dniem wolnym z racji 5-dniowego tygodnia pracy, a który dniem wolnym za wykonanie pracy w dzień ustawowo wolnym od pracy. Inaczej bowiem rozlicza się pracę w niedziele, święta i dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy.
• nieprawidłowe określenie ilości dni pracy w tygodniu
Fundamentalną zasadą trybu pracy zatrudnionego jest norma średnio 5-dniowego tygodnia pracy. Oznacza to, że ilość dni w konkretnych tygodniach może być różna. Trzeba mieć na uwadze mimo wszystko, by w ogólnym rozrachunku za okres rozliczeniowy przeciętna ilość dni pracy nie była większa niż pięć.
Uszczegóławiając rozkład trybu pracy mieć na uwadze należy zachowanie 35-godzinnego, niezmąconego wypoczynku tygodniowego.
• niestworzenie rozkładu pracy na cały okres rozliczeniowy
Okres rozliczeniowy jest okresem, w trakcie którego zatrudniający robi rozliczenie czasu pracy zatrudnionych. Nie jest możliwe, zwłaszcza w sytuacji dłuższych okresów rozliczeniowych, planowanie planu pracy na poszczególne jego etapy. Umożliwiałoby to zatrudniającemu pominięcie zapisów o czasie pracy a w rezultacie przykładowo uniknięcie przymusu wypłacenia honorarium za nadgodziny.
• nieprawidłowe ustalenie ilości godzin pracy w konkretnych miesiącach
Liczba godzin pracy w konkretnych miesiącach może się nieznacznie odbiegać od założeń. Istotne jest, by ogólny wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym się zgadzał.
• niezachowanie przynajmniej 35-godzinnego niezmąconego odpoczynku
Od tej zasady istnieje mimo to odstępstwo w sytuacji, gdy czas rozliczeniowy kończy się w środku tygodnia pracy. Odpoczynek, o którym mowa, musi być udzielony w każdym tygodniu pracy, oznacza to siedem kolejnych dni, zaczynając od początku okresu rozliczeniowego. Jeśli więc czas rozliczeniowy ukończy się zanim upłynie 7 dni, to nie będziemy mieli w niniejszym przypadku do czynienia z całym tygodniem pracy i odpoczynek zatrudnionemu nie przysługuje.
• niepoprawne modyfikacje harmonogramu
Modyfikacja harmonogramu czasu pracy możliwa jest tylko w indywidualnych sytuacjach. Są nimi nieprzewidziane sytuacje, takie jak zapewnienie zastępstwa w sytuacji niedyspozycji albo urlopu na prośbę innego zatrudnionego.
Zmiany nie są dopuszczalne, gdy ich celem jest ograniczenie pracy nadgodzinowej, w tym przypadku jest to próba obejścia zapisów o trybie pracy.