Jednym z najistotniejszych obowiązków pracodawcy, powstającym z art. 94 pkt 9a KP, jest tworzenie dokumentów, powiązanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych zatrudnionych. Znaczy to, iż każdy pracodawca, odbiegając od formy prawnej utrzymywanej działalności oraz liczby zatrudnionych pracowników, otwiera oraz nadzoruje, niezależnie dla każdego pracownika, kartoteki osobowe.
Szczegółowe reguły prowadzenia dokumentacji pracowniczej scharakteryzowane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie obszaru prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i metodami prowadzenia akt osobowych zatrudnionego (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).
Zatrudniający tworzy oraz nadzoruje odrębnie dla każdego pracownika akta osobowe, złożone z trzech części:
• A – zawiera akta stworzone w związku ze staraniem się o pracę
• B – obejmuje dokumenty tyczące się stworzenia stosunku pracy oraz historii zatrudnienia
• C – znajdują się akta powiązane z zakończeniem pracy konkretnej osoby
Część A - dokumenty składowane w związku ze staraniem się o pracę, jest to tzw. katalog informacji osobowych.
Dokumenty, których pracodawca może żądać od kandydata, są sprecyzowane w Rozporządzeniu z daty 28.05.96r. w kwestii obszaru nadzorowania dokumentacji w kwestiach powiązanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu nadzorowania kartoteki osobowej pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), a są to:
• świadectwo lekarskie zaświadczające o braku przeciwwskazań do świadczenia pracy na danym stanowisku,
• akty pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty poświadczające etapy zatrudnienia,
• dokumenty zaświadczające o umiejętnościach zawodowych, konieczne do świadczenia danej pracy,
• wypełniony formularz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• inne dokumenty jeśli obowiązek ich przedstawienia wynika z odmiennych przepisów.
Osoba ubiegająca się o pracę może ponadto przedstawić ze swojej inicjatywy inne dokumenty, jak świadectwa oraz certyfikaty poświadczające jej kwalifikacje oraz umiejętności biznesowe, zaświadczenia z innych jednostek administracyjnych, książeczkę wojskową itp.
Należy pamiętać, iż zatrudniający przetrzymuje w kartotekach osobowych zatrudnionego jedynie kopie albo odpisy przedkładanych aktów. Pierwowzorów można chcieć jedynie do wglądu albo w zamyśle stworzenia duplikatu albo odpisu.
Część B – akty tyczące się stworzenia stosunku pracy.
Po skończeniu trybu przyjęć, pracodawca może żądać, od osoby już przyjętej, przedstawienia, oprócz informacji, które pozyskał podczas ubiegania się o pracę, również dodatkowych informacji. Fundamentem jest art. 221 § 2 Kodeksu Pracy. Fundamentalnym aktem, jaki przygotowuje pracodawca, kiedy podejmie decyzję o przyjęciu kandydata jest umowa o pracę. Jeżeli dodatkowo opisał zatrudnionemu zakres jego czynności, to trzeba go również przetrzymywać w tej części dokumentów osobowych. W tej części muszą się też znaleźć:
• PIT-2,
• deklaracja pracownika z życzeniem transferu pieniędzy na konto bankowe,
• świadectwo odbycia wymaganego szkolenia BHP,
• oświadczenie tyczące się podwyższonych kwot uzyskania przychodów,
• formalne poświadczenie zapoznania się pracownika z informacją pracowniczą, istotą przepisów i zasad BHP, obszarem informacji objętych poufnością służbową, treścią regulaminu pracy,
• oświadczenie medyczne powiązane z oględzinami okresowymi oraz weryfikacyjnymi,
• oświadczenie tyczące się jednakowego traktowania,
• potwierdzenie pracownika – rodzica o konieczności lub braku korzystania z uprawnień macierzyńskich czy ojcowskich, uprawnieniach pracownika , pod którego troską pozostaje dziecko do lat czterech, uprawnieniach pracownika zajmującego się dzieckiem do lat czternastu,
• umowa o zakazie konkurencji, jeżeli była podpisana,
• ankietę osobową dla pracownika,
• akty związane z oddaniem dobytku zatrudnionemu, podwyższaniem kwalifikacji pracowniczych, gratyfikacjami-karami dyscyplinarnymi, zaniżonym wymiarem czasu pracy lub odrębnym rozłożeniem czasu pracy.
Powinny tu również odnaleźć się dokumenty tyczące się oddania zatrudnionemu wypoczynku macierzyńskiego lub ojcowskiego lub bezpłatnego.
Tak jak w poprzedzającej części danych osobowych – tak też tutaj – zgromadzone dokumenty muszą być złożone według daty oraz ponumerowane.
Część C – akty powiązane z zakończeniem stosunku pracy, tj.:
• deklarację o wymówieniu albo unieważnieniu umowy o pracę za zgodą obu stron,
• kopia wydanego oświadczenia pracy,
• druk wyrejestrowania z ubezpieczeń ZWUA.